Gestão de projeto: três passos para aplicá-la nas empresas de energia solar

A engenheira Tatiane Carolina explica alguns passos importantes para iniciar uma gestão de projetos, dentro de uma empresa de energia solar fotovoltaica


Tatiane Caroline, Founder do Energias GP ensina a como iniciar uma gestão de projetos
Tatiane Caroline, Founder do Energias GP

A gestão é o coração de uma empresa, pois é ela que garante o bom funcionamento do negócio, evitando problemas e prejuízos. Portanto, a organização e o gerenciamento são ações que mantêm a saúde financeira de um empreendimento, independentemente do setor que se esteja atuando. Mas você sabe como realizar uma boa gestão de projetos?

A Tatiane Carolina, que é engenheira civil, pós-graduanda em gestão de projetos e Founder do Energias GP, listou algumas dicas que são fundamentais para realizar um bom gerenciamento. Mas antes de tudo, ela nos explicou a importância dele para uma empresa e os pontos que o constituem. Confira:

A importância da gestão de projetos no mercado fotovoltaico

Quando falamos do crescimento do setor, também precisamos lembrar que ele está ficando cada vez mais competitivo. Com isso, é preciso refletir o modo como se sobressair do concorrente. Nesse caso, o mínimo que se pode fazer é prestar um serviço melhor do que o dele.

A gestão de projetos fornece um diferencial para a empresa, frente às demais, pelo controle e monitoramento que permite. A organização passa a ter um indicador de vendas e do setor de engenharia. É possível também mensurar a instalação de um sistema e saber a capacidade de instalações que a empresa consegue fazer no mês, sem sobrecarregar o time. 

Além disso, ainda possibilita otimizar os custos e orientar o time de colaboradores sobre os objetivos, mostrando o caminho que será percorrido. Isso dá uma coerência e propósito para acompanhar as metas da organização.

Na parte de gestão e integração, por exemplo, Tatiane recomenda que seja feito um termo de abertura de projeto. Isso significa apresentar para o time que uma venda foi fechada e com qual orçamento a equipe irá trabalhar. Desse modo, são evitadas interferências na margem de lucro. 

A gestão de projetos traz uma otimização de toda a performance da empresa, em todos os vieses, sejam administrativos ou de engenharia. Em um setor comercial, algumas empresas não possuem a noção de quantos atendimentos são feitos por mês. 

Também não sabem quanto tempo leva ou quais são as estratégias utilizadas para captar leads, qual a taxa de conversão deles, qual o percentual de aderência de indicação, quanto tempo leva para dar a devolutiva de uma proposta, entre outras questões. Tudo isso é gestão de projetos, porque até no setor comercial existem riscos, portanto, é importante ter essas amplitudes.

Os principais pontos que constituem uma gestão

Na visão de Tatiane, existem diversas vertentes que podem ser abarcadas no gerenciamento.  É importante pensar na gestão pessoal, empresarial, de tempo, projetos e processos. 

Quando falamos em gestão empresarial, por exemplo, é necessário reforçar que as empresas precisam fazer um planejamento estratégico. Bem como, elaborar novos planos de ação, diante de imprevistos ou crises. Com o agravamento da pandemia da Covid-19, se tornou essencial verificar se metas estabelecidas estão sendo alcançadas. 

A gestão tem cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle – que acaba sendo contínuo e fase de encerramento. As duas últimas tendem a ser negligenciadas. 

“Não adianta fazer o planejamento de 2021 e chegar só em dezembro para ver se deu certo ou não. É preciso estar monitorando isso e verificando se o que foi pensado previamente está dando certo. Caso não esteja, é preciso saber onde está o erro e o que pode ser feito para melhorar.”

É importante que a empresa contextualize onde está inserida hoje, sabendo quais são os seus pontos fracos e fortes, bem como, as ameaças e oportunidades que existem no mercado. Na pandemia, muitas empresas acabaram fazendo parcerias, portanto, é importante estudar possibilidades de alavancar o negócio.

Algumas empresas não têm os processos que a compõem bem definidos. Essa clareza é importante para que não ocorram entraves e, consequentemente, uma perda de dinheiro. Algumas empresas possuem processos de compra bastante burocráticos e é preciso pensar se isso é efetivo. Existem maneiras de otimizar essa questão.

Às vezes, não existe um processo na visita técnica, com um checklist detalhando o que deve ser feito, as fotos necessárias, etc. Isso pode gerar a perda de dados, exigindo uma volta ao local, que custará mais dinheiro. 

Muitas ferramentas de gestão podem auxiliar bastante, como o próprio Trello, e é importante definir qual é o processo ideal para sua empresa, de acordo com os colaboradores que você tem.

Passos para estruturar uma gestão de projetos

Executar uma boa gestão dentro de uma empresa não é uma tarefa simples. Isso exige conhecimento e organização dos responsáveis por esse gerenciamento, especialmente quando envolve diversos processos.

A Tatiane Carolina aponta três passos que são essenciais para iniciar uma boa gestão de projetos dentro da empresa:

1. Conscientização 

A primeira fase do processo de gestão, na visão de Tati, é o da conscientização. Quando se fala em implantar processos e melhorias na empresa, as pessoas automaticamente não gostam, pois se trata de uma mudança. Portanto, é importante que se apresente os benefícios que essas modificações trarão para empresa, sempre enfatizando os objetivos. 

Quando a gente fala de gestão de projetos, é importante que a empresa promova um treinamento antes, explicando o que ela significa. Principalmente porque ela é necessária nas diversas atividades que fazem parte da rotina de trabalho. 

2. Clareza dos níveis

Logo após esse processo de conscientização, a empresa precisa passar uma clareza dos seus níveis: o operacional, o tático e o estratégico. O primeiro está mais relacionado com a ação e execução, envolvendo os colaboradores, que atuam diretamente nas visitas técnicas e instalações. 

O nível tático está mais presente na parte de coordenação, cuidando dos resultados, e se responsabilizando por eles, orientando as equipes. Nele, são pensados em algumas estratégias. Já o nível estratégico, que seria a diretoria, cuida da visão da empresa, com questionamentos sobre “onde e como estará a empresa daqui há 05 ou 10 anos?”.

Esses três níveis precisam dialogar. Porém, o que muitas vezes acontece é a inexistência dessa comunicação. Isso dificulta para o nível operacional, por exemplo, em saber o que ele está fazendo e o porquê, gerando uma desmotivação. 

A mesma coisa ocorre no nível tático, pois alguns gestores sobrecarregam os funcionários, sem dar sentido para o alcance de uma meta. Não há uma explicação clara sobre o quanto elas podem impulsionar o crescimento da empresa. 

Então, esse segundo passo, na visão de Tatiane, estaria em avaliar esses níveis da empresa, a estrutura hierárquica deles. Uma boa gestão precisa ter um propósito para todo mundo, não bastando apenas afirmar que se trata de uma melhoria contínua. Você consegue estabelecer para o pessoal que a empresa vai crescer e que a equipe também crescerá durante esse processo. 

3. Um olhar para os processos

O terceiro ponto seria olhar para os processos. Caso você não tenha desenho da empresa, como um fluxograma, é importante colocar no papel um mapeamento de como ela funciona.

É preciso ver quantas pessoas passam por determinado processo e quais ferramentas são utilizadas, por exemplo. Ao realizar um desenho, é possível ver quais são os entraves que a empresa enfrenta, que dificultam e atrasam as demais etapas que envolvem a venda do sistema fotovoltaico.

Os impactos negativos que uma empresa pode sofrer por não realizar uma boa gestão

Uma empresa sem uma boa gestão de projetos e uma organização, possui uma grande dificuldade de atender com excelência os seus clientes. Uma empresa em que não existe uma boa gestão de custos, na visão de Tatiane, dificilmente vai se manter no mercado por muito tempo, pois esse é o coração da empresa. 

Se um processo é falho, pode ocorrer de alguns funcionários estarem trabalhando menos ou mais do que deveriam. Nesse contexto, pode ocorrer até mesmo a perda de um talento da empresa para uma concorrente. Muitas vezes, a gestão de projetos tem um link direto com a gestão de pessoas e de comunicação.

Sem uma boa gestão, você perde muito dinheiro, porque não há controle de nada, perde funcionários importantes para a concorrência e a capacidade de orientar a empresa. Além disso, impacta negativamente sobre o planejamento estratégico.

Quando falamos de qualidade, precisamos lembrar que ela precisa ser planejada. É preciso pensar qual a política da empresa com relação a esse assunto. Essa qualidade envolve checklist e verificação, bem como, uma inspeção que seja feita por duas ou mais pessoas.

Quando não existe um processo de gestão, a qualidade da empresa fica na teoria e pouco aplicada. A qualidade está ligada ao nível de precisão e assertividade nas normas técnicas e padrões utilizados para fazer a montagem do sistema. Toda essa questão de qualidade precisa ser aprofundada e causar impactos positivos.

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